Telecamere in Azienda e Gps: necessaria l'autorizzazione

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L'Ispettorato Nazionale del Lavoro, con la circolare 19 febbraio 2018, n. 5, alla luce delle recenti modifiche legislative fornisce indicazioni riguardo l'installazione e l'utilizzazione di impianti audiovisivi e di altri strumenti di controllo da parte del datore di lavoro.

L'art. 23 del D.Lgs. n. 151/2015 ha infatti modificato l'art. 4 della legge n. 300/1970 adeguando l'impianto normativo e le procedure preesistenti alle innovazioni tecnologiche nel frattempo intervenute; lo scopo della norma rimane quello di contemperare, da un lato, l'esigenza afferente all'organizzazione del lavoro e della produzione propria del datore di lavoro e, dall'altro, tutelare la dignità e la riservatezza dei lavoratori.

Autorizzazione all'installazione

L'istruttoria utile al rilascio del provvedimento autorizzatorio è effettuata su richiesta del Datore di Lavoro dal personale ispettivo ordinario o amministrativo della Direzione Provinciale del Lavoro; oggetto dell'attività valutativa deve, infatti, essere l'effettiva sussistenza delle ragioni legittimanti l'adozione del provvedimento, che devono essere di natura organizzativa e produttiva, di sicurezza sul lavoro e di tutela del patrimonio aziendale.

L'eventuale ripresa dei lavoratori, di norma, dovrebbe avvenire in via incidentale e con carattere di occasionalità; tuttavia, sussistendo ragioni giustificatrici del controllo, quali ad esempio tutela della sicurezza del lavoro o del patrimonio aziendale, è concessa la possibilità di inquadrare direttamente l'operatore, senza introdurre condizioni quali, per esempio, l'angolo di ripresa della telecamera oppure l'oscuramento del volto del lavoratore.

Il provvedimento autorizzativo viene rilasciato sulla base delle specifiche ragioni dichiarate dall'istante in sede di richiesta: l'attività di controllo, dunque, è legittima se strettamente funzionale alla tutela dell'interesse dichiarato, interesse che non può essere modificato nel corso del tempo nemmeno se vengano invocate le altre ragioni legittimanti il controllo stesso ma non dichiarate nell'istanza di autorizzazione.

In assenza di autorizzazione amministrativa, è prevista una sanzione da un minimo di 154 a un massi di 1549 euro, oltre all’arresto da 15 giorni ad un anno, se il fatto non costituisce reato più grave.

Tutela del patrimonio aziendale

Fra le ragioni giustificatrici del controllo a distanza dei lavoratori l'elemento di novità introdotto dalla più recente normativa è rappresentato dalla tutela del patrimonio aziendale che in precedenza veniva considerato come unico criterio legittimante delle visite personali di controllo di cui all'art. 6 della stessa legge.

Sono sempre ammessi i dispositivi collegati ad impianti di antifurto che tutelano il patrimonio aziendale in quanto tali dispositivi, entrando in funzione soltanto quando in azienda non sono presenti lavoratori, non consentono alcuna forma di controllo incidentale degli stessi.

In caso di installazione riguardi dispositivi operanti in presenza del personale aziendale, i principi di legittimità e determinatezza del fine perseguito, nonché della sua proporzionalità, correttezza e non eccedenza, impongono una gradualità nell'ampiezza e tipologia del monitoraggio, che rende assolutamente residuali i controlli più invasivi, legittimandoli solo a fronte della rilevazione di specifiche anomalie e comunque all'esito dell'esperimento di misure preventive meno limitative dei diritti dei lavoratori.

Tra gli elementi che devono essere tenuti presenti nella comparazione dei contrapposti interessi, non possono non rientrare anche quelli relativi all'intrinseco valore e alla agevole asportabilità dei beni costituendi il patrimonio aziendale.

Installazione di telecamere

I sistemi di videosorveglianza di più recente introduzione si basano su tecnologie digitali adatte all'elaborazione su PC e trasmissione su rete dati (tipo Internet); le nuove soluzioni video in tecnologia IP hanno rivoluzionato il concetto di videosorveglianza, rendendo possibili funzioni e scenari applicativi inimmaginabili fino a pochi anni fa.

I sistemi di videosorveglianza che utilizzano tale tecnologia sono caratterizzati dall'utilizzo di una rete IP, cablata oppure wireless, che consente il trasporto dei dati video e audio digitali da un computer all'altro attraverso Internet; è anche possibile registrare, visualizzare e mantenere le informazioni video e audio in qualsiasi punto della rete opportunamente dimensionata; inoltre è possibile installare impianti di videosorveglianza a circuito chiuso, collegati all'Intranet aziendale o via Internet a postazione remota.

A tal proposito si precisa che, ove sussistano le ragioni giustificatrici del provvedimento, è autorizzabile da postazione remota sia la visione delle immagini "in tempo reale" che registrate.

Tuttavia, l'accesso da postazione remota alle immagini "in tempo reale" deve essere autorizzato solo in casi eccezionali debitamente motivati.

L'accesso alle immagini registrate, sia da remoto che "in loco", deve essere necessariamente tracciato anche tramite apposite funzionalità che consentano la conservazione dei "log di accesso" per un congruo periodo, non inferiore a sei mesi; pertanto non va più posta più come condizione, nell'ambito del provvedimento autorizzativo, l'utilizzo del sistema della "doppia chiave fisica o logica".

Quanto invece al "perimetro" spaziale di applicazione della disciplina in esame, l'orientamento giurisprudenziale tende ad identificare come luoghi soggetti alla normativa in questione anche quelli esterni dove venga svolta attività lavorativa in modo saltuario o occasionale (ad es. zone di carico e scarico merci).

La Corte di Cassazione penale (sent. n. 1490/1986) afferma infatti che l'installazione di una telecamera diretta verso il luogo di lavoro dei propri dipendenti o su spazi dove essi hanno accesso anche occasionalmente, deve essere preventivamente autorizzata da uno specifico accordo con le organizzazioni sindacali ovvero da un provvedimento dell'Ispettorato del lavoro.

Sarebbero invece da escludere dall'applicazione della norma quelle zone esterne estranee alle pertinenze della ditta, come ad es. il suolo pubblico, anche se antistante alle zone di ingresso all'azienda, nelle quali non è prestata attività lavorativa.

GPS su autovetture aziendali

L’art. 4, comma 2, della L. n. 300/1970 stabilisce che le procedure autorizzatorie indicate dalla disposizione non si applicano “agli strumenti utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione lavorativa e agli strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze”; è pertanto necessario individuare quando l’installazione di apparecchiature di localizzazione satellitare GPS sia strettamente funzionale a “...rendere la prestazione lavorativa...”, tenuto conto che l’interpretazione letterale del disposto normativo porta a considerare quali strumenti di lavoro quegli apparecchi, dispositivi, apparati e congegni che costituiscono il mezzo indispensabile al lavoratore per adempiere la prestazione lavorativa dedotta in contratto, e che per tale finalità sia stati posti in uso e messi a sua disposizione.

In linea di massima si può ritenere che i sistemi di sistemi di geolocalizzazione rappresentino un elemento “aggiunto” agli strumenti di lavoro, non utilizzati in via primaria ed essenziale per l’esecuzione dell’attività lavorativa ma, per rispondere ad esigenze ulteriori di carattere assicurativo, organizzativo, produttivo o per garantire la sicurezza del lavoro.

Ne consegue che, in tali casi, la fattispecie rientri nel campo di applicazione di cui al comma 1 dell’art. 4 L. n. 300/1970 e pertanto le relative apparecchiature possono essere installate solo previo accordo stipulato con la rappresentanza sindacale ovvero, in assenza di tale accordo, previa autorizzazione da parte dell’Ispettorato nazionale del lavoro (art. 4, comma 1, della L. n. 300/1970 come modificato dall’art. 5, comma 2, D.Lgs. n. 185/2016).

Si evidenzia tuttavia, che solo in casi del tutto particolari - qualora i sistemi di localizzazione siano installati per consentire la concreta ed effettiva attuazione della prestazione lavorativa (e cioè la stessa non possa essere resa senza ricorrere all’uso di tali strumenti), ovvero l’installazione sia richiesta da specifiche normative di carattere legislativo o regolamentare (es. uso dei sistemi GPS per il trasporto di portavalori superiore a euro 1.500.000,00, ecc.) – si può ritenere che gli stessi finiscano per “trasformarsi” in veri e propri strumenti di lavoro e pertanto si possa prescindere sia dall’intervento della contrattazione collettiva che dal procedimento amministrativo di carattere autorizzativo previsti dalla legge.

I dati biometrici

Il riconoscimento biometrico, installato sulle macchine con lo scopo di impedire l'utilizzo della macchina a soggetti non autorizzati, necessario per avviare il funzionamento della stessa, può essere considerato uno strumento indispensabile a ...rendere la prestazione lavorativa... e, pertanto, utilizzabile a prescindere sia dall'accordo con le rappresentanze sindacali sia dal procedimento amministrativo di carattere autorizzativo previsto dalla legge.

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